Outsourcing adalah cara kerja yang makin sering dipakai banyak kantor dan usaha. Intinya, sebagian tugas kerja diserahkan ke pihak lain agar tim inti bisa fokus pada target utama. Cara ini sering dipilih saat beban kerja naik, saat butuh tim tambahan cepat, atau saat ada tugas yang sifatnya rutin.
Di sisi usaha, outsourcing bisa bantu tekan biaya, rapikan alur kerja, dan buat tim inti lebih fokus. Di sisi pekerja, outsourcing juga buka peluang kerja di banyak bidang. Jadi, paham soal outsourcing itu penting, apalagi jika kamu pegang peran HR, finance, atau lead tim.
Di artikel ini, kamu akan dapat gambaran yang jelas soal Outsourcing: mulai dari arti, cara kerja, jenis tugas yang biasa di-outsource, sampai kelebihan bagi usaha. Lalu, kamu juga akan lihat cara kelola biaya agar tetap rapi, termasuk dengan dukung layanan dari Bank Mega.
Apa Itu Outsourcing
Outsourcing adalah sistem kerja saat sebuah kantor atau usaha memakai jasa pihak ketiga untuk jalankan tugas tertentu. Pihak ketiga ini bisa berupa penyedia jasa tenaga kerja, penyedia jasa operasional, atau tim ahli untuk satu fungsi.
Agar mudah, bayangin seperti ini: tim inti fokus pada hal yang jadi “mesin utama” usaha. Sementara tugas penopang, seperti bersih-bersih, jaga gedung, atau urus call, bisa ditangani oleh tim dari luar.
Yang perlu dicatat, tenaga kerja outsourcing umumnya tidak terikat kerja langsung ke kantor pengguna. Urus kontrak, gaji, dan hal admin kerja biasanya diurus oleh pihak penyedia jasa. Kantor pengguna tetap bisa atur kerja harian di lokasi, tapi urus data kerja dan gaji ada di penyedia.
Kenapa Banyak Perusahaan Pakai Outsourcing
Bukan cuma soal “hemat”. Banyak kantor pakai outsourcing karena butuh gerak cepat. Saat ada proyek baru, saat buka cabang, atau saat ada lonjak beban kerja, tim tambahan bisa masuk tanpa proses rekrut panjang.
Selain itu, cara ini juga bantu usaha buat fokus. Misal, usaha ritel fokus pada jual, stok, dan layanan. Sementara urus kebersihan dan jaga pintu bisa diserahkan ke vendor.
Di sisi lain, outsourcing juga bisa bantu kurangi beban urus hal rutin. Jadi, tim inti punya waktu lebih untuk hal yang berdampak ke omzet, mutu, dan arah usaha.
Sistem Kerja Outsourcing dari Awal Sampai Jalan
Agar tidak bingung, mari lihat alur kerja outsourcing yang umum. Walau beda vendor bisa beda detail, pola besarnya mirip.
1) Tentukan Tugas yang Mau Di-outsource
Langkah awal adalah pilih tugas mana yang cocok di-outsource. Biasanya yang dipilih adalah tugas yang rutin, punya SOP jelas, dan bukan inti bisnis.
Contoh yang sering masuk daftar: kebersihan, jaga pintu, driver, call center, data entry, atau tim event.
2) Cari Vendor dan Bandingkan Opsi
Sesudah tugas dipilih, kantor akan cari vendor yang tepat. Pada tahap ini, bandingkan mutu layanan, cara kerja, biaya, serta cara vendor atur tim di lapang.
Akan lebih aman bila kamu cek juga: cara vendor latih tim, cara vendor tangani komplain, dan siapa PIC yang bisa dihubungi.
3) Sepakati Kontrak dan Ruang Lingkup Kerja
Kontrak itu penting agar dua pihak punya arah yang sama. Dok yang baik harus jelas soal:
- Jenis tugas dan target kerja
- Jam kerja dan hari kerja
- Jumlah orang dan peran
- Standar mutu dan SOP
- Skema ganti orang bila ada yang cuti atau resign
- Skema bayar dan jadwal tagih
Dengan kontrak yang rapi, kerja akan lebih tenang karena semua sudah ada patoknya.
4) Penempatan Tim dan Masa Adaptasi
Saat tim vendor mulai kerja, akan ada masa adaptasi. Pada fase ini, kantor pengguna biasanya jelaskan aturan lokasi, alur kerja, dan cara lapor.
Di awal, wajar bila perlu koreksi kecil. Karena itu, penting ada PIC dari dua pihak agar kompas kerja tetap sama.
5) Pantau Kinerja dan Evaluasi Rutin
Walau tim berasal dari vendor, hasil kerja tetap harus dipantau. Lakukan cek rutin agar standar tetap terjaga. Jika ada gap, vendor bisa lakukan perbaikan.
Cara yang sering dipakai: rapat singkat mingguan, form cek harian, dan nilai bulanan berbasis KPI.
Jenis Pekerjaan yang Sering Di-outsource
Outsourcing bisa dipakai di banyak bidang. Namun, ada beberapa tugas yang paling sering dipilih karena alurnya jelas dan mudah diukur.
1) Kebersihan
Tim kebersihan sering di-outsource karena butuh jadwal tetap, alat khusus, dan SOP yang rapi. Vendor juga biasanya punya sistem ganti orang bila ada yang absen.
2) Keamanan
Petugas keamanan juga umum di-outsource. Selain jaga pintu, tugasnya bisa meliputi patroli, cek tamu, dan bantu atur parkir.
3) Call Center dan CS
Banyak brand pakai vendor untuk layanan telepon atau chat. Ini bantu jaga jam layanan, apalagi bila butuh shift.
4) Admin dan Data
Tugas input data, scan dok, arsip, dan laporan dasar juga sering di-outsource. Tujuannya agar tim inti tidak habis waktu untuk hal rutin.
5) IT Support
Beberapa kantor juga pakai vendor untuk dukung IT, seperti urus jaringan, cek alat, atau bantu user jika ada kendala.
6) Event dan Aktivasi
Saat ada event besar, tim tambahan dari vendor bisa bantu operasional: crew, SPG, usher, sampai tim logistik.
Baca juga: Mengapa Segmentasi Pasar Penting? Simak Jenis dan Manfaatnya Bagi Perusahaan
Kelebihan Outsourcing bagi Perusahaan
Jika dipakai dengan tepat, outsourcing bisa jadi alat bantu yang kuat. Berikut manfaat yang paling sering dirasa.
1) Biaya Lebih Terkendali
Outsourcing bisa bantu buat biaya jadi lebih “pasti”. Kantor tahu kisaran biaya per bulan sesuai kontrak. Jadi, lebih mudah buat atur cash flow.
Selain itu, biaya rekrut dan latih awal bisa lebih ringan karena vendor yang urus seleksi dan pelatihan dasar.
2) Fokus Tim Inti Lebih Tajam
Saat tugas penopang diserahkan ke vendor, tim inti bisa fokus pada hal yang langsung dorong target: jual, produk, mutu, dan relasi klien.
Alhasil, waktu rapat tidak habis untuk urus hal kecil. Arah kerja jadi lebih jelas.
3) Cepat Tambah Tim Saat Butuh
Saat beban kerja naik, vendor bisa tambah orang lebih cepat dari rekrut biasa. Ini cocok untuk masa puncak, proyek baru, atau saat buka lokasi baru.
4) Mudah Atur Skala
Jika kebutuhan turun, jumlah tim juga bisa disesuaikan sesuai aturan kontrak. Jadi, usaha bisa jaga efisiensi tanpa langkah yang terlalu berat.
5) Ada SOP dan Sistem Vendor
Vendor yang baik biasanya punya SOP, modul latih, dan cara audit mutu. Ini bisa bantu kantor jaga standar layanan.
Bahkan, untuk beberapa tugas, vendor punya alat dan sistem kerja yang lebih rapi karena itu memang fokus mereka.
Hal yang Perlu Diwaspadai
Meski banyak plus, outsourcing juga punya sisi yang perlu dijaga. Jika tidak dikelola, hasilnya bisa tidak sesuai harap.
1) Risiko Mutu Layanan Turun
Jika vendor kurang kuat, mutu bisa turun. Maka dari itu, pilih vendor bukan cuma dari harga, tapi juga dari mutu dan respons.
2) Komunikasi Bisa Tersendat
Karena ada pihak ketiga, info bisa telat jika alur lapor tidak jelas. Solusinya, tetapkan PIC dan jalur eskalasi sejak awal.
3) Turnover Bisa Tinggi
Pada beberapa jenis kerja, ganti orang bisa sering terjadi. Ini bisa ganggu ritme. Karena itu, minta vendor punya rencana cadang agar operasional tetap jalan.
Tips Memilih Vendor Outsourcing yang Tepat
Agar kerja lebih aman, kamu bisa pakai daftar cek singkat di bawah ini.
- Lihat rekam jejak: cek klien, ulasan, dan lama vendor jalan.
- Uji cara kerja: tanya SOP, cara latih, dan cara audit mutu.
- Pastikan PIC jelas: siapa yang pegang urus harian.
- Rinci target kerja: jam kerja, tugas, dan KPI harus jelas.
- Cek sistem ganti orang: apa ada tim cadang jika ada yang absen.
Dengan langkah ini, kamu bisa kurangi risiko salah pilih vendor.
Outsourcing dan Cara Kelola Biaya Operasional
Outsourcing sering masuk pos biaya operasional. Karena itu, kamu perlu atur agar biaya ini tidak bocor. Mulai dari kontrak yang jelas, sampai jadwal bayar yang rapi.
Pertama, pastikan biaya vendor sudah sesuai ruang lingkup kerja. Jika ada tugas baru, catat sebagai add-on, jangan dibiarkan “jalan” tanpa hitung.
Kedua, buat jadwal tagih dan bayar yang tegas. Dengan jadwal yang jelas, cash flow lebih tenang dan vendor pun bisa jaga layanan dengan baik.
Ketiga, pantau biaya per lokasi atau per div. Ini membantu kamu tahu titik mana yang boros dan titik mana yang sudah efisien.
Layanan Bank Mega untuk Dunia Outsourcing
Saat kamu pakai outsourcing, kamu akan berhadapan dengan tagih rutin, bayar vendor, dan cek biaya operasional tiap bulan. Di titik ini, layanan bank yang rapi bisa bantu kerja jadi lebih mudah.
Dengan Bank Mega, kamu bisa buat alur bayar yang lebih tertib. Misal, dana operasional dipisah dari dana lain, lalu bayar vendor dilakukan tepat waktu. Jika catat arus dana rapi, proses cek biaya tiap bulan juga jadi lebih cepat.
Selain itu, kamu bisa pakai layanan bank untuk pantau mutasi dan bukti bayar. Jadi, saat butuh rekam bayar untuk audit atau cek kas, datanya lebih mudah dicari.
Jika usaha kamu punya banyak lokasi, cara kerja ini juga bantu. Dana tiap lokasi bisa lebih rapi karena alurnya jelas sejak awal.
Contoh Skenario Outsourcing di Kantor
Agar makin kebayang, ini contoh simpel. Misal, kantor punya dua lantai dan tim inti fokus pada jual dan layanan klien. Lalu kantor butuh:
- Tim bersih 2 orang untuk shift pagi
- Petugas jaga 2 orang untuk shift siang dan malam
Jika rekrut sendiri, kantor perlu urus seleksi, jadwal, gaji, cuti, dan ganti orang saat ada yang absen. Namun, jika pakai Outsourcing, vendor yang urus hal itu. Kantor tinggal pantau hasil kerja dan pastikan SOP dipatuhi.
Di sisi biaya, kantor bisa set pos bulanan yang tetap. Lalu, pembayaran vendor bisa dijadwalkan agar tidak ganggu kas.
Apakah Outsourcing Selalu Cocok untuk Semua Perusahaan?
Tidak selalu. Outsourcing cocok jika tugasnya bisa dibuat SOP, mudah diukur, dan bukan inti bisnis. Namun, untuk fungsi inti yang sangat sensitif, banyak kantor pilih pegang sendiri agar kontrol lebih kuat.
Karena itu, kunci utamanya ada pada pemilihan fungsi. Selain itu, pilih vendor juga tidak boleh asal. Jika dua hal ini aman, outsourcing bisa bantu usaha jalan lebih luwes.
Outsourcing Bisa Jadi Alat Bantu yang Kuat
Outsourcing adalah sistem kerja saat kantor memakai jasa pihak ketiga untuk jalankan tugas tertentu. Cara kerjanya dimulai dari pilih fungsi, pilih vendor, buat kontrak, lalu pantau mutu lewat cek rutin.
Bagi perusahaan, manfaat utamanya adalah biaya lebih terkendali, tim inti bisa fokus, dan skala kerja lebih mudah diatur. Meski begitu, tetap ada hal yang perlu dijaga, seperti mutu layanan, cara lapor, dan risiko ganti orang.
Agar makin rapi, kelola biaya operasional dengan sistem yang jelas. Di sini, layanan Bank Mega bisa bantu kamu pantau arus dana, rapikan pos biaya, dan memudahkan proses bayar vendor sesuai jadwal.
Jika kamu ingin tahu lebih banyak produk dan layanan dari Bank Mega, kamu bisa kunjungi website kami, hubungi layanan pelanggan kami di 08041500010, atau bisa juga download aplikasi M-Smile yang tersedia di App Store dan Play Store
Daftar dan apply Tabungan dan Kartu Kredit Mega sekarang juga! Kamu juga bisa apply kartu kredit hanya 5 menit langsung di approve lewat sini.
Bank Mega Berizin dan Diawasi oleh Otoritas Jasa Keuangan & Bank Indonesia serta merupakan peserta penjaminan LPS
